TUGAS
1
SOFTSKILL
TEORI
ORGANISASI UMUM
A.
Pengetian
Organisasi
Organisasi adalah sekumpulan dua
orang atau lebih saling bekerja sama untuk pencapaian tujuan bersama,
organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja
antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk
bersama-sama mencapai tujuan yang sama .
·
Pengertian organisasi menurut para
ahli :
1.
Organisasi Menurut Stoner
Organisasi adalah suatu pola
hubungan-hubungan orang-orang di bawah pengarahan manajer (pimpinan) untuk
mengejar tujuan bersama.
2.
Organisasi Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia
untuk mencapai tujuan bersama.
3.
Organisasi Menurut Chester I. Bernard
Organisasi merupakan
suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih .
B.
Ciri-ciri
Unsur dari Perencanaan dan Jenis Perencanaannya
·
Ciri-ciri Unsur dari Perencanaan :
Di bawah ini merupakan tata urutan unsur-unsur
perencanaan yang merupakan sistematika berpikir dalam
perencanaan.
a. Hasil
akhir (the ends) yaitu spesifikasi dari tujuan perencanaan.
b. Alat-alat
(the means) yaitu meliputi pemilihan dari kebijaksanaan, strategi, prosedur,
dan praktiknya.
c. Sumber-sumber
(the resources) yaitu meliputi kuantitas, mendapatkan dan mengalokasikan
bermacam-macam sumber.
d. Pelaksanaan
(implementation) yaitu menentukan prosedur pengambilan keputusan dan cara
mengorganisasikannya sehingga rencana tersebut dapat dilaksanakan
e. Pengawasan
(control) yaitu menentukan prosedur apa yang dilakukan dalam menemukan
kesalahan, kegagalan daripada rencana dan untuk mencegah atau memperbaiki
kesalahan untuk kelanjutannya.
·
Jenis Perencanaan dalam Organisasi
a) Misi
atau Maksud (Mission atau Purpose)
menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu
organisasi pada masyarakat tertentu.
b)
Tujuan
merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi
diarahkan. Strategimerupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan
organisasi.
c)
Kebijakan
merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu
mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya).
d)
Prosedur
merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang lebih
mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir).
e)
Aturan
merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif,
untuk dilakukan atau tidak dilakukan.
f)
Program
merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan,
kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi
sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih.
g)
Anggaran
merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka
C. Bentuk Bagan Struktur Organisasi beserta
Kelebihan dan Kelemahannya
I.
Organisasi Lini
Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk
organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya
dari kepemimpinan terhadap bawahannya
Bentuk lini
juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang
dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri
pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol.
1. Hubungan
antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis
wewenang
2. Selain
top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksanaan
3. Jumlah
karyawan sedikit
4. Sarana
dan alatnya terbatas
5. Bentuk
lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah
sebagai top manajer
6. Organisasi
kecil
Kelebihan dari struktur organisasi ini
adalah :
1. Atasan dan bawahan
dihubungkan dengan satu garis komando.
2. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi
besar
3. Proses decesion making berjalan cepat
4. Disiplin dan loyalitas tinggi
5. Rasa saling pengertian antar anggota tinggi
· Kelemahan
dari struktur organisasi ini adalah :
1 Ada tendensi gaya kepernimpinan
otokratis
2 Pengembangan kreatifitas karyawan
terhambat
3 Tujuan top manajer sering tidak bisa
dibedakan dengan tujuan organisasi
4 Karyawan tergantung pada satu orang
dalam organisasi
Gambar struktur organisasi Lini :
2. Organisasi
Lini dan Staf
Organisasi Lini dan Staf adalah
kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang
dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan
hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola
organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf
dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran
nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai
bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada
struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara
langsung
Ciri :
Ciri :
1
Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya
secara langsung
2
Karyawan
banyak
3
Organisasi besar
Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya
spesialisasi:
1. Personel lini
2. Personel staf
· Kelebihan
dari struktur organisasi ini adalah :
1 Ada pembagian tugas yang jelas
2 Kerjasama dan
koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas
3 Pengembangan
bakat segenap anggota organisasi terjamin
4 Staffing
dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place
5 Bentuk
organisasi ini fleksibel untuk diterapkan
· Kelemahan
dari struktur organisasi ini adalah :
1 Tugas
pokok orang-orang sering dinomorduakan
2 Proses decesion makin berliku-liku
3 Jika
pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem
patronage
4 Persaingan
tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya
Gambar struktur organisasi Lini dan
Staf
3. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan
kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang
pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak
mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi
perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan
tersebut
Ciri :
1
Organisasi kecil
2
Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli
3
Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
4
Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
5
Pengawasan dilakukan secara ketat
· Kelebihan
dari struktur organisasi ini adalah :
1 Program
tearah, jelas dan cepat
2 Anggaran,
personalia, dan sarana tepat dan sesuai
3 Kenaikan pangkat pejabat fungsional
cepat
4 Adanya pembagian tugas antara kerja
pikiran dan fisik
5 Dapat dicapai tingkat spesialisasi
yang baik
6 Solidaritas antar anggota yang tinggi
7 Moral serta disiplin keija yang tinggi
8 Koordinasi antara anggota berjalan
dengan baik
9 Mempromosikan ketrampilan yang
terspesialisasi
10 Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
11 Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis
· Kelemahan
dari struktur organisasi ini adalah :
1 Pejabat fungsional bingung dalam
mengikuti prosedur administrasi
2 Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi
dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan
3 Insiatif perseorangan sangat dibatasi
4 Sulit untuk melakukan pertukaran
tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu
5 Menekankan pada rutinitas tugas - kurang
memperhatikan aspek strategis jangka panjang
6 Menumbuhkan perspektif fungsional yang
sempit
7 Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar
fungsi
8 Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan
kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan
Dan tipe fungsional ini relevan untuk
situasi seperti berikut :
1. Lingkungan stabil
2. Tugas bersifat rutin dan tidak banyak
perubahan terjadi
3. Mengutamakan efisiensi dan
kapabilitas fungsional
Gambar struktur organisasi
Fungsional
4. Organisasi Lini dan Fungsional
Organisasi Lini dan Fungsional adalah
organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan
pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya
dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive”
dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau
informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur
organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara
khusus.
Ciri :
1 Tidak tampak adanya pembedaan tugas
pokok dan bantuan
2 Spesialisasi secara praktis pada
pejabat fungsional
3 Pembagian kerja dan wewenang tidak
membedakan perbedaan tingkat eselon
4 Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri
dari ketua, sekretaris,bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas
5 Struktur organisasi secara relatif tidak
permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan
6 Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif
7 Semua anggota pimpinan mempunyai hak,
wewenang dan tanggung jawab yang sama
8 Para pelaksana dikelompokkan menurut
tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas
· Kelebihan
dari struktur organisasi ini adalah :
1 Solodaritas tinggi
2 Disiplin tinggi
3 Produktifitas tinggi karena
spesialisasi dilaksanakan maksimum
4 Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin
atau teknis tidak dikerjakan
5 Keputusan dapat diambil dengan baik
dan tepat
6 Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan
secara berlebihan dari pimpinan
7 Usaha kerjasama bawahan mudah digalang
· Kelemahan
dari struktur organisasi ini adalah:
1 Kurang fleksibel dan tour of duty
2 Spesialisasi memberikan kejenuhan
3 Proses pengambilan keputusan agak
larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi
4 Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak
seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain
5 Para pelaksana sering bingung, karena
perintah datangnya tidak dari satu orang saja
6 Kreativitas nampaknya sukar
dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas
Organisasi panitia biasanya terdiri
dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi
Gambar struktur organisasi Lini dan
Fungsional
5. Organisasi Matrik
Organisasi matrik disebut juga sebagai
organisasi manajemen proyek yaitu organisasi di mana penggunaan struktur
organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di
masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu
untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan
Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini
khususnya di bidang penelitian dan pengembangan·
Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :
Pada
fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus
maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik
tidak mengganggu struktur organisasi yang ada
· Kelemahan
dari struktur organisasi ini adalah :
Manajer proyek tak bisa mengkoordinir
berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan
team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk
masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka
manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam
menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia
Gambar struktur organisasi Matrix
6. Organisasi Komite
Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan
tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok
pejabat, yang berupa komite atau dewan
atau board dengan pluralistic manajemen
Organisasi komite terdiri dari :
1 Executive Committe (Pimpinan komite)
Yaitu para anggotanya mempunayi
wewenang lini
2 Staff Committee
Yaitu orang-orang yang hanya
mempunyai wewenang staf
· Kelebihan
dari struktur organisasi ini adalah :
1 Pelaksanaan decision making
berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan
2 Kepemimpinan yang bersifat otokratis
sangat kecil
3 Dengan adanya tour of duty maka
pengembangan karier terjamin
· Kelemahan
dari struktur organisasi ini adalah :
1 Proses decesion making sangat lamban
2 Biaya operasional rutin sangat tinggi
3 Kalau ada masalah sering kali terjadi
penghindaran siapa yang bertanggung jawab
