COBIT (Control Objective for Information and related Technology)

COBIT

COBIT (Control Objective for Information and related Technology), dikeluarkan dan disusun oleh IT Governance Institute yang merupakan bagian dari ISACA (Information Systems Audit and Control Association) pada tahun 1996. COBIT merupakan kerangka panduan tata kelola TI atau bisa juga disebut toolset pendukung yang bisa digunakan untuk menjembatani gap antara kebutuhan dan bagaimana teknis pelaksanaan pemenuhan kebutuhan tersebut dalam suatu organisasi.

COBIT memungkinkan pengembangan kebijakan yang jelas dan sangat baik digunakan untuk IT kontrol seluruh organisasi, membantu meningkatkan kualitas dan nilai serta menyerdehanakan pelaksanan alur proses sebuah organisasi dari sisi penerapan IT. Adapun salah satu COBIT yang diterbitkan oleh ISACA yaitu COBIT 5. COBIT 5 menyediakan kerangka kerja yang komprehensif yang membantu perusahaan untuk mencapai tujuan mereka dan memberikan nilai melalui pemerintahan yang efektif dan manajemen perusahaan TI.

Cobit 5 principles [Sumber : ISACA, 2012]

Domain dan Proses Pada Cobit 5 COBIT 5 memiliki 5 domain yang terbagi dalam domain governance dan management, masing- masing domain memiliki proses yang memungkinkan untuk mencapai tujuannya [14].

 Satu domain berasal dari governance dan empat lainnya berasal dari management. Domain yang berasal dari area governance of enterprise IT adalah (Evaluate, Direct, and Monitor) EDM yang terdiri dari 5 proses. Sedangkan domain yang berasal dari management of enterprise IT sejalan dengan tanggung jawab pada area plan, build, run, and monitor (PBRM). Terdapat 32 proses yang dipecah kedalam masing-masing domain sebagai berikut :

1. Align, Plan and Organize (APO) dengan13 proses.

2. Build, Acquire and Implement (BAI) dengan 10 proses.

3. Deliver, Service and Support (DSS) dengan 6 proses.

4. Monitor, Evaluate and Assess (MEA) dengan 3 proses.

Domain APO (Align, Plan and Organize)

 Memberikan arah untuk pengiriman solusi (BAI) dan penyediaan layanan dan dukungan (DSS). Domain ini menjangkau strategi dan taktik, serta mengidentifikasi resiko yang merupakan cara terbaik TI agar dapat berkontribusi pada pencapaian tujuan bisnis. Penerapan visi strategis perlu direncanakan, dikomunikasikan dan dikelola untuk perspektif yang berbeda. Sebuah organisasi yang tepat, serta infrastruktur teknologi, harus dimasukkan ke dalam tempatnya.

Saat ini perkembangan teknologi informasi menjadi bagian yang sangat penting bagi setiap lembaga atau perusahaan terutama Perguruan Tinggi. Teknologi Informasi ini sangat berperan dalam mendukung operasional akademika dan proses bisnis organisasi dalam kegiatan sehari-hari di Universitas Telkom, dimana terdapat berbagai macam layanan atau unit-unit yang diperuntukan bagi mahasiswa dan masyarakat secara umum. Universitas Telkom ini bergerak dibidang pendidikan , merupakan salah satu Perguruan Tinggi di Bandung yang telah menerapkan penggunaan teknologi informasi sebagai penunjang dalam hal pelayanan akademik diperuntukan bagi seluruh civitas akademika.Direktorat Sistem Informasi (SISFO) merupakan salah satu unit pelayanan teknis di Universitas Telkom yang mempunyai fungsi pelayanan di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Unit ini berhubungan dengan seluruh satuan kerja , temasuk staf Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa. Namun dalam hal ini, dikarenakan Universitas Telkom baru dicanangkan pada juli 2013, maka operasional sistem dan kegiatan organisasi banyak yang berubah sehingga belum sempurna dan belum optimal. Beberapa masalah yang terjadi di dalam sistem atau aplikasi , pelaporan kinerja TI, infrastruktur , maupun dari sumber daya TI lainnya, masih belum ada ukuran secara keseluruhan untuk menangani permasalahan yang mendasar untuk meningkatkan manajemen kualitasnya saat ini. Berangkat dari permasalahan di atas, maka diperlukan adanya proses pengukuran tingkat kematangan untuk meningkatkan manajemen kualitas di Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom. Oleh karena itu, dibutuhkan proses pengawasan dan evaluasi yang dilakukan oleh auditor hanya meliputi layanan akademik dan dikembangkan oleh pihak Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom, agar menjadi solusi TI yang diberikan oleh pihak tersebut bersifat kritis bagi proses bisnis Universitas Telkom dan sarana maupun infrastruktur jaringan yang dikelola hanya sebagai pendukung (tidak diutamakan). Pengukuran manajemen kualitas tersebut dapat diukur dengan menggunakan capability level pada setiap aktivitas di proses Manage Quality. Maka dari itu, Audit sistem informasi ini dilakukan dengan menggunakan standar COBIT 5 yang berfokus pada Domain APO (Align, Plan, and Organise) subdomain Manage Quality. Standar Cobit 5 digunakan karena cukup baik sebagai panduan dan kedetailan setiap aktifitas di prosesnya. Cobit 5 merupakan Standar untuk mengaudit penggunaan sebuah TI dan digunakan sebagai acuan untuk menghasilkan dokumen (temuan dan rekomendasi) yang merupakan hasil audit sistem informasi pada Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom yang diharapkan dapat membantu meningkatkan manajemen kualitas demi perbaikan Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom mencapai keunggulan operasional sehingga dapat bermanfaat bagi kemajuan organisasi.

Tahapan-tahapan aktivitas pada Domain APO (Align, Plan, and Organise) Manage Quality

 1) APO11.01 Establish a quality management system Didalam proses area Establish a quality management system ini, membangun dan memelihara QMS yang menyediakan standar, pendekatan khusus dan berkesinambungan untuk manajemen kualitas, teknologi yang memungkinkan dan proses bisnis yang selaras dengan kebutuhan bisnis dan manajemen kualitas perusahaan. Dan didalam APO11.01 ini terdapat 6 aktifitas yang dijalankan.

2) APO11.02 Define and manage quality standarts, pratices and procedures Didalam proses area Define and Manage quality standarts, practice and procedures ini, mengidentifikasi dan mempertahankan persyaratan, standar, prosedur dan praktek sebagai kunci proses untuk memandu perusahaan dalam memenuhi maksud dari persetujuan QMS. Ini harus sesuai dengan persyaratan kerangka kontrol IT. Pertimbangkan sertifikasi untuk kunci semua proses, unit organisasi, produk atau jasa. Dan didalam APO11.02 ini ada 2 aktifitas yang dijalankan.

 3) APO11.03 Focus quality management on customers Didalam proses area Focus Quality Management on Customers ini, Manajemen kualitas fokus pada pelanggan dengan menentukan kebutuhan dan memastikan keselarasan dengan praktek manajemen kualitas. Dan didalam APO11.03 terdapat 6 aktifitas yang dijalankan.

4) APO11.04 Perform quality monitoring, control and review Didalam proses area Perform Quality Monitoring, Control and Review ini, memantau kualitas proses dan jasa secara terus menerus seperti yang didefinisikan oleh QMS. Mendeskripsikan, merencanakan dan melaksanakan pengukuran untuk memantau kepuasan pelanggan dengan kualitas serta penyedia QMS. Informasi yang dikumpulkan harus digunakan oleh pemilik proses untuk meningkatkan kualitas.Dan didalam APO11.04 terdapat 7 aktifitas yang dijalankan.

5) APO11.05 Integrate quality management into solutions for development and service delivery. Didalam proses area Integrate quality management into solutions for development and service delivery ini, menggabungkan praktekpraktek manajemen kualitas yang relevan ke dalam definisi, pemantauan, pelaporan dan manajemen lanjut dalam pengembangan untuk solusi dan penawaran layanan. Dan didalam APO11.05 terdapat 3 aktifitas yang dijalankan.

6) APO11.06 Maintain continuous improvement Didalam proses area Maintain Continuous Improvement ini, menjaga dan mengkomunikasikan rencana kualitas keseluruhan yang mempromosikan perbaikan terus-menerus secara teratur. Ini harus mencakup kebutuhan, dan manfaat perbaikan terus-menerus. Mengumpulkan dan menganalisis data tentang QMS, dan meningkatkan efektivitasnya. Mengkoreksi ketidaksesuaian untuk pencegahan. Mempromosikan budaya kualitas dan perbaikan berkelanjutan. Dan didalam APO11.06 terdapat 8 aktifitas yang dijalankan.

Analisis Audit Sistem Informasi pada Domain APO (Align, Plan, and Organise) Manage Quality dengan menggunakan Cobit Framework

 (Studi Kasus : Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom)

Proses Analisis

Pada tahap ini merupakan proses atau langkah yang dilakukan oleh peneliti sebagai analisis untuk menggunakan lembar kerja audit (LKA) sehingga dapat mengetahui capability level pada proses kaji APO11- Manage Quality.

Gambar 1 Proses Analisis

 1 Identifikasi Manajemen Kualitas 

Identifikasi kualitas TI menghasilkan pemahaman terhadap kualitas di Direktorat Sistem Informasi ini maupun yang akan datang serta dapat menimbulkan dampak terhadap organisasi ini. Identifikasi penelitian ini berdasarkan Detail Control Objectives pada APO11 Manage Quality , dengan ini dapat dilihat bagaimana didalam suatu organisasi mengimlementasikan manajemen kualitas sehingga stakeholder puas dengan kualitas solusi dan layanan, proyek dan hasil pelayanan dapat diprediksi, dan persyaratan mutu yang diterapkan dalam semua proses.

2 Alat Audit APO11 (Align, Plan and Organise)

Manage quality Alat audit ini digunakan sebagai lembar kerja audit (LKA) untuk mengetahui seberapa jauh Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom menjalankan manajemen kualitas didalam organisasi dan laporan hasil audit (LHA) ini sesuai analisis peneliti yang didapat dari kuisioner dan survei lapangan.

 APO11.01 Membangun Sistem Manajemen Kualitas.

Proses ini mengukur sejauh mana capaian aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dalam membangun sistem manajemen kualitas.

Tabel 1 Document APO11.01 Membangun Sistem Manajemen Kualitas

Nama Document	Bukti atau Output	Deskripsi
Standard Operating Procedure (SOP)	Peran Quality Management System (Aturan)	Direktorat SISFO memiliki sendiri aturan di dalam organisasi .
SOTK (Susunan Organisasi dan Tata Kerja)	Tanggung Jawab dan Hak Keputusan	Terdapat tanggung jawab dan Hak Keputusan di top management atau di Direktur SISFO
RKM (Rencana Kerja)	Rencana Manajemen Kualitas	Rencana manajemen hanya secara umum
Dokumen Evaluasi	Hasil ulasan keefektifitasan QMS (Quality Management System)	Dilakukan selama Triwulan

APO11.02 Menentukan dan Mengelola Standar Kualitas, pelaksanaan dan prosedur.

Proses ini mengukur sejauh mana capaian aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dalam menentukan dan mengelola standar kualitas pelaksanaan dan prosedur.

Tabel 2 Document APO11.02 Menentukan dan Mengelola Standar Kualitas, pelaksanaan dan prosedur

APO11.03 Manajemen Kualitas Fokus pada pelanggan.

Proses ini mengukur sejauh mana capaian aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dalam manajemen kualitas fokus pada pelanggan (stakeholder).

Tabel 3 Document APO11.03 Manajemen Kualitas Fokus pada pelanggan (Stakeholder)

Nama Document	Bukti atau Output	Deskripsi
SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak) dan Feedback	Kebutuhan stakeholder untuk manajemen kualitas	Kebutuhan ini ada di dalam SKPL yang terdokumentasi sebagai kebutuhan perangkat lunak dan sesuai kebutuhan stakeholder.
Dokumen Monitoring dan Dokumen Evaluasi	Kriteria penerimaan kualitas	Penerimaan kualitas ini ada didalam dokumen evaluasi dan setelah adanya kesepakatan dalam rapat
Feedback dan UAT (User Acceptance Test)	Tinjauan hasil kualitas layanan termasuk umpan balik stakeholder	Tinjauan kualitas ada dari kepuasan stakeholder kepada layanan yang diberikan Direktorat SISFO dengan adanya umpan balik dari stakeholder dan didalam dokumen UAT.

APO11.04 Menjalankan Pemantauan Kualitas, Pengendalian dan Ulasan.

 Proses ini mengukur sejauh mana capaian aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dalam menjalankan pemantauan kualitas, pengendalian dan Ulasan.

Tabel 4 Document APO11.04 Menjalankan Pemantauan Kualitas, Pengendalian dan Ulasan

APO11.05 Mengintegrasikan manajemen kualitas menjadi solusi untuk pengembangan.

Proses ini mengukur sejauh mana capaian aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dalam mengintegrasikan manajemen kualitas menjadi solusi untuk pengembangan.

Tabel 5 Document APO11.05 Mengintegrasikan manajemen kualitas menjadi solusi untuk pengembangan

APO11.06 Menjaga Perbaikan TerusMenerus.

Proses ini mengukur sejauh mana capaian aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dalam menjaga perbaikan terus-menerus.

Tabel 6 Document APO11.06 Menjaga Perbaikan Terus-Menerus

 Hasil Analisis

Tabel 8 Hasil Evaluasi dan Pelaksanaan Audit sesuai dengan AP011-Manage Quality

Objek Wawancara Penelitian	1. Direktur Sistem Informasi Universitas Telkom 2. Manajer Divisi OPSI, INFRAKON, RISBANGSI  3. Unit SDM , BAA, SPM, dan SAI
Responden Kuisioner Penelitian	1. Pihak Internal (Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom) 2. Pihak Eksternal (Mahasiswa, Dosen dan Kaprodi)
Identifikasi Bukti tertulis yang diperoleh berkaitan dengan APO11 Manage Quality	1. Struktur Organisasi Direktorat Sistem Inoformasi Universitas Telkom. 2. Lembar bukti dokumen hasil wawancara dengan inti pertanyaan yang berfokus pada APO11 Manage Quality dan pada IT resource.  3. Lembar bukti dokumen hasil kuisioner kepada pihak internal Direktorat Sistem Informasi tentang Manage Quality. 4. Lembar bukti dokumen hasil kuisioner kepada pihak eksternal sebagai stakeholder (mahasiswa, dosen, dan kaprodi). 5. Lembar Audit sebagai lembar kerja untuk auditor (LKA) melakukan evaluasi pada pada penelitian ini yang berfokus pada APO11 (Manage Quality) pada COBIT 5 .  6. Lembar Bukti yang diperoleh dari hasil Audit (Kelengkapan Dokumen) .  7. Lembar hasil audit (LHA) sebagai rekomendasi untuk pihak Direktorat Sistem Informasi
Capability Level	Level 3,38 Dari hasil proses analisis yang dilakukan oleh peneliti, proses kaji APO11 – Manage Quality di Direktorat SISFO ini menghasilkan capability level rata-rata 3,38 , artinya APO11 sedang dalam tahap menuju capability level 4 dan masih mencapai 0,38 di atas level 3. Pembulatan ke bawah dipilih sesuai dengan konsep penentuan capability level proses tertentu. Maka dari itu untuk APO11 capability level masih dianggap 3, sehingga capability level target yang diinginkan adalah level yang sedang ditujunya yaitu level 4.
Level Target	Level 4

Dari hasil audit yang dilaksanakan, pengukuran capability level proses area APO11-Manage Quality pada Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom, diperoleh hasil level kapabilitas 3, level rata-rata 3,38 , artinya APO11 sedang dalam tahap menuju capability level 4 dan masih mencapai 0,38 di atas level 3. Pembulatan ke bawah dipilih sesuai dengan konsep penentuan capability level proses tertentu. Maka dari itu untuk APO11 capability level masih dianggap 3, sehingga capability level target yang diinginkan adalah level yang sedang ditujunya yaitu level 4.

 Kesimpulan

 Kesimpulan yang dapat diambil dari Tugas Akhir ini adalah

1) Telah melaksanakan audit sistem informasi di Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom dengan menggunakan COBIT 5 sehingga mendapatkan capability level atau tingkat kematangan yang berfokus pada APO11- Manage Quality .

2) Dari hasil audit yang dilaksanakan, pengukuran capability level proses area APO11-Manage Quality pada Direktorat Sistem Informasi Universitas Telkom, diperoleh hasil level kapabilitas 3, level rata-rata 3,38 , artinya APO11 sedang dalam tahap menuju capability level 4 dan masih mencapai 0,38 di atas level 3. Pembulatan ke bawah dipilih sesuai dengan konsep penentuan capability level proses tertentu. Maka dari itu untuk APO11 capability level masih dianggap 3, sehingga capability level target yang diinginkan adalah level yang sedang ditujunya yaitu level 4.

3) Dari perolehan level kapabilitas proses area kaji di atas, maka diketahui level kapabilitas Direktorat SISFO berada di level 3 Established Process yang artinya proses direncanakan, dimonitor, disesuaikan serta proses didefinisikan untuk mencapai hasil prosesnya.

4) Untuk mencapai level 4 Predictable Process rekomendasi yang disusun adalah Direktorat SISFO sebaiknya membuat SOP untuk proses APO11- Manage Quality ini yang lebih rinci disetiap divisi didalam Direktorat SISFO dan dapat mendistribusikan sumber daya yang lebih tepat di setiap aktivitas .

SUMBER :

[7]Anon., n.d. Pengertian Sistem Informasi. [Online] Available at: http://artikel-teknologiinformasi.blogspot.com/2013/03/pengertiansistem-informasi.html [Accessed 03 2013].

[8]Aprianto, A., 2012. Audit Sistem Informasi menggunakan Standar Cobit 4.1 Domain Monitor and Evaluate pada Universitas Pembangunan Nasional "veteran" Jawa Timur. Aris Aprianto.

 [9]Dewa, n.d. Penyusunan Kuisioner. In: s.l.:s.n.

[10]Fitrianah, D., 2012. Audit Sistem Informasi/Teknologi Informasi Dengan Kerangka Kerja Cobit Untuk Evaluasi Manajemen Teknologi Informasi di Universitas XYZ. Devi Fitrianah dan Yudho Giri Sucahyo.

[11]Gandhi, A., 2012. Process Capability Levels ISO/EIC 15504. [Online] Available at: http://r5alburuj.blogspot.com/2012/10/processcapability-levels-isoeic-15504.html

[17]Lestari, E., 2013. Cobit (Control Objective Information and Related Technology). [Online] Available at: http://estiklestari.blogspot.com/2013/01/cobitcontrol-objective-for-information.html

[18]Lucianasi, 2011. Audit Sistem Informasi. [Online] Available at: http://2lucianasi2011.blogspot.com/

[19]Mas, R., 2013. Konsepsi Audit. [Online] Available at: http://raidenmas.blogspot.com/2013/04/konseps i-audit-sdm.html

[20]Myless, 2012. Process Goal for Quality. [Online] Available at: http://h30499.www3.hp.com/t5/DiscoverPerformance-Blog/3-COBIT-processes-thatmake-quality-job-one/ba-p/5805425 [Accessed September 2012].

[12]Gondodiyoto, S., 2007. Audit SIstem Informasi + Pendekatan Cobit . In: M. W. Media, ed. Jakarta: s.n.

[13]Handoyo, E., 2010. http://ekohandoyo.blog.undip.ac.id. [Online] Available at: http://ekohandoyo.blog.undip.ac.id/2010/01/18/ cfg-context-free-grammar/

[14]ISACA, 2012. COBIT 5 : A Business Framework for Governance & Management IT. In: s.l.:s.n.

[15]ISACA, 2012. COBIT 5 : Enabling Processes. In: s.l.:s.n.

[16]Jeremia, V., n.d. Audit. [Online] Available at: http://victorjeremia.blogspot.com/2014/04/perb edaan-audit-around-computer-dengan_16.html [Accessed April 2014].

[17]Lestari, E., 2013. Cobit (Control Objective Information and Related Technology). [Online] Available at: http://estiklestari.blogspot.com/2013/01/cobitcontrol-objective-for-information.html [18]Lucianasi, 2011. Audit Sistem Informasi. [Online] Available at: http://2lucianasi2011.blogspot.com/

[19]Mas, R., 2013. Konsepsi Audit. [Online] Available at: http://raidenmas.blogspot.com/2013/04/konseps i-audit-sdm.html

[20]Myless, 2012. Process Goal for Quality. [Online] Available at: http://h30499.www3.hp.com/t5/DiscoverPerformance-Blog/3-COBIT-processes-thatmake-quality-job-one/ba-p/5805425 [Accessed September 2012].